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職場Presentation Skills演講技巧如何準備你的Presentation,減輕匯報帶來的不安與緊張

匯報及演講的原則和技巧

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沒有任何匯報或演講經驗的你,因為老闆叫你要對住十多人,甚至數十人的觀眾匯報或演講並需要說服他們,所以你感到極度緊張及不知所惜。因此,你胶盡腦汁想出一個完美的開場白,並一字一句的寫出你的演講稿,但去到真正匯報或演講的時候,你的腦袋因為緊張而一片空白。其實,無論你現在是要推銷一個想法、進行銷售演講或匯報,還是與同事分享信息;或是以中文、英文、甚至其他語言,都需要具備與觀眾進行溝通和吸引聽眾的能力。因此你將需要做足匯報及演講的準備,更重要的是需要一定的技巧去講述你的重點及回答觀眾的問題。為了你能在老板面前好好表現一翻,我們為大家帶來了在準備演講、演講時、及回答觀眾問題的技巧吧!

 

準備Presentation的步驟:

 

 先組織並安排好演講概念  

準備演講的正確方法很簡單,就是根據過往經驗,將對事物的想法、觀點和信念組織起來,這將成為最佳的演講內容。演講的真正預備工作是對主題進行全面思考的過程。先仔細思考你的主題,使其逐漸成熟深入,然後將這些想法轉化為文字,使鬆散的觀念變得有條理有秩序。

 

別一字一句記下整篇講稿

為了不在眾人面前出醜,許多演講者常陷入死記硬背的陷阱。然而,千萬千萬不要記低每一隻字,這種準備方式不僅需要花費大量時間,也破壞了演講的有效性。日常生活中,我們說話十分自然,腦海中思考的是觀念而非字詞。當觀念清晰時,言語自然而然地流暢表達,就像呼吸一樣自然。私下與他人交談時,我們通常會先思考要講什麼,然後自然地說出口。為何我們一直這樣說話,而對於演講卻要改變方式呢?

 

 有效的練習  

當你將概念安排妥當後,當然需要進行演練。最簡單且有效的方法是在平常與朋友和同事聊天時,將準備好的演講內容當作話題。不需要像正式演講時那樣刻意表演,而是要保持輕鬆自然的對話方式。留意朋友們的反應,聆聽他們對事情的想法和觀點。也許他們的特殊觀點對你很有幫助。他們未必知道你在練習演講,但可能會表示與你的對話十分有趣。

 

藉由與身邊的人互動,你可以磨練演講技巧,同時獲得寶貴的反饋和建議。這種日常對話的實踐有助於增加你的自信,使你能夠更流暢地表達想法和觀點。

 

 

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職場Presentation的技巧:

 

在Presentation中,減低我們的緊張感,以留下正面的第一印象:

由於事關重大,我們的觀眾認為我們是真實、可靠、專業和值得信賴的,這一點至關重要。在開始演講的一刻,你的觀眾已經開始對你打量,若然你表現得十分緊張,你的觀眾就會覺得你不可靠,你的匯報就會埋下失敗的根基。要撇除緊張感,除了將開頭和結尾充份地練習和與觀眾保持眼神接觸等身體語言外,你亦可以透過提前到達來親自與觀眾們互動來了解他們。我們大部份人之所以緊急是因為我們在一個陌生的環境中只有自己的聲音,當我們減低你在環境的陌生感時,你就不會緊張。

 

在Presentation中,以互動和自然的形式進行你的演講

上述提過,我們的觀眾希望感受一個真實、可靠、專業的演講者,但有些人過於注重表現得像一名專業人士,想看起來像在 ted talk影片裹的演講者,但我們反而抑制着自己,變得沉悶和單一。加上我們發現自己無論如何模仿他們專業的姿態和語氣都好,我們都感覺不到信心。當然,我們需要表現出一定的專業水平,但我們應該自然地說話,無需裝出一副「專業」的語氣,以展示我們的獨特性。

 

以平時的說話語氣進行演講,放鬆並專注於我們的主題和目標,因為觀眾其實會因應講者的態度而決定他們的心態,所以當你放鬆下來,你的聽眾亦會感到放鬆。更何況,當你放棄之後成功做回自己,你的自信隨即會回來,你亦可以多些發問及以輕鬆的語氣與觀眾互動,使匯報的氣氛更似一個對話而不是一個講座。

 

在Presentation中,增加可靠性(Credibility)

有時我們匯報的目的是推銷或者說服你的聽眾,所以我們會想究竟如何增加自己的可靠性。對於演講者而言,可靠性是一個讓聽眾相信我們、我們的公司、或我們的團隊的重要指標。要增加可信性,最有效的方法就是引用可靠的資料和論據來支持自己的論點。透過引用可靠的證據,我們可以增加聽眾對我們的信任,進一步加強你的演講。另外,分享自己的經驗和專業知識也是一個有效的方式,這樣可以讓聽眾相信你對演講主題的瞭解和專業能力。最後,解釋演講背後的研究和科學根據,可以幫助你建立權威和可靠性。

 

在Presentation中,解釋複雜的用字/術語

在大部份匯報或者演講的場合中,我們可能會自然認為聽眾是明白一些專業詞彙,但其實有一些詞彙對聽眾來說可能過於複雜和難以理解,所以我們不應該假設所有人都明白複雜的用詞。我們需要向聽眾解釋深入和複雜的用字和術語,除了幫助我們的聽眾了解話題,解釋專業用詞亦可以進一步展示你的知識和理解能力。當然,在介紹這些用字和術語之前,必須先確保我們有深入的理解。我們亦需要明白聽眾並不想花費太多時間去理解專業詞彙,所以我們要以清晰和簡單的方式來解釋給聽眾,以最少的時間幫助他們理解你的意思。另外,可以使用例子、比喻或圖像等工具,以幫助聽眾更好地理解抽象的概念。我們要簡短地說話和保持平易近人的風格,這樣在短時間內為聽眾提供有價值的資訊,同時讓他們有更好的理解。

 

 

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在Presentation中,應對問題和回答觀眾的技巧:

 

對很多人來說,匯報或演講其實最可怕的地方不在開頭,結尾,甚至不是演講的途中。很多人真正害怕的,是聽眾問一些問題令你啞口無言的時刻。有時我們難以自信地回答,但卻知道回答得不好會帶來重大的損失。首先,我們應花費更多時間對主題進行徹底的研究,預測有機會出現的問題。但始終會需要即場回答一些問題時,我們需要積極聆聽每個問題,需要時尋求澄清,並簡明扼要地回答。我們亦可以鼓勵聽眾參與、進行開放的對話,並保持尊重和專業的語氣。

 

結論:

在今天的職業環境中,精通演講技巧對於職業成長和工作成功至關重要。我們必須不斷發展和提高這方面的能力,並持續的學習和實踐不同的技巧。通過磨練我們的匯報及演講技巧,我們不僅可以成為更有效的溝通者,還可以提升影響力和說服他人的能力。

 

以上的技巧實用性非常高,我們十分建議大家嘗試使用以上的技巧,因為這些技巧可以為大家的職業發展做成重大的影響,並為大家帶來更多的機遇。如果想知道及真正的訓練自己的技巧,歡迎大家查詢以下連結及聯絡我們!

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